省下5分鐘浪費,提高1%生產力

告訴各位讀者「只要縮短五分鐘就好」。為什麼呢?因為只要每天省下五分鐘的浪費,工作的生產力就會提高一%。
對於企業來說,生產力提高一%是非常優異的成果,我想這是各位職場人都非常理解的事,而那只要短短五分鐘的用心就能實現。

短短五分鐘就好——用非常簡單的計算就能求出答案。
假設我們一天平均工作八小時,等於四百八十分鐘,五分鐘就相當於一%。當我們認真地思考要「提高效率!提高生產力!」,會不知道該從何處著手才好。但只要重新檢討目前的做事方法,試著從中減少五分鐘的浪費,並實際執行,即可獲得一%這樣巨大的效果。
我們在工作時是不是有些時間「不知不覺」中過去呢?

  • 不知為何地上網瀏覽網頁……
  • 楞楞地滑手機……
  • 過了預定的結束時間也不在意地繼續開會……
  • 無法專心製作資料,一直坐在桌子前……
  • 一不小心就和同事聊起與工作毫不相干的事而且聊很久……
  • 在最後一刻趕到公司,氣喘吁吁,一時之間無法做事……

只要重新檢視現在的工作,任何人應該都能輕易地「刪去五分鐘」。

思考顧客是為了什麼而掏錢購買?

一項工作是不是無意義,應當用「顧客是否會因為那項工作而高高興興地掏錢購買的角度來判斷」。

讓我們用做菜來比喻,思考一下。

好看又好吃的糖心蛋做法如下:
1. 將一鍋水煮沸,把冰塊和水放入大碗中。
2. 從冰箱取出雞蛋,放入熱水沸騰的鍋裡煮七分鐘。
3. 七分鐘過後舀出鍋子,放入冰水中浸泡一下。

現在,假設有顧客來買好看又好吃的糖心蛋,那他是為了哪一項步驟而樂意掏錢購買呢?
我感覺是「放入熱水沸騰的鍋裡煮七分鐘。七分鐘過後舀出鍋子,放入冰水中浸泡一下」的步驟2和3與糖心蛋的製作直接相關,所以應該是為此而掏錢購買吧。而「將一鍋水煮沸,把冰塊和水放入大碗中」這部份,並不會讓對方樂意掏出錢來吧?不必在顧客面前一次次地將水煮沸,讓鍋裡的熱水一直保持沸騰狀態就行了,對吧?也就是說步驟1對顧客來說價值很低。

換成用我們的工作,例如報告的製作程序來思考一下。
顧客也許會願意為「看報告,分析、判斷後,採取對贏得顧客滿意來說必要的行動」掏錢購買。因為它相當於製作好看又好吃的糖心蛋的步驟2和3。但顧客應該不會認為「製作漂亮的圖表」具有掏錢購買的價值吧?因為它相當於好看又好吃的糖心蛋的步驟1。那部份可以讓電腦去做,盡可能節省時間和精力。

如我開頭便一貫談的,亞馬遜唯一的目的就是「提高顧客的滿意度」。不限於亞馬遜,我想這也是所有企業、所有工作人都適用的普遍性目的。快速、生產力、勞動方式改革……如果是在「顧客滿意度提升」的想法基礎上重新檢討工作的內容和方式,相信我們的工作生涯就不會筋疲力竭,而能過得具有創造性,且豐富多采。

重新檢視短短的五分鐘,即可為生產力帶來劇烈的影響。

Credit: The Amazon Way

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